Makkelijk toepasbare tips voor debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer klinkt heel ingewikkeld, maar is dit niet. Hoewel bij grote administraties een extern bedrijf voor debiteurenbeheer inschakelen vaak de beste keuze is, kunnen kleine bedrijven en zzp’ers vaak zelf al veel verbeteren. Administratieve taken worden vaak als niet leuk ervaren, dit is echter jammer want het kan heel leuk zijn. In dit artikel krijg je tips die debiteurenbeheer leuk maken en de processen stroomlijnen. Het doel is dat je een snellere betaling krijgt, minder tijd hieraan kwijt bent en een gezondere onderneming neerzet.

Je debiteurenbeheer onder de loep nemen en structureren

Structuur aanbrengen is het allereerste waar je mee bezig moet. Bekijk jouw processen en schrijf uit hoe je ze beter kunt doen. Om je op weg te helpen, je kunt één vaste dag per week of per maand inplannen voor debiteurenbeheer. Doe dit op de laatste dag van de week of maand. Zo heb je altijd een vaste dag om nieuwe facturen te maken en verlopen facturen te herinneren of na te bellen. Een bijkomend voordeel is dat je altijd precies op tijd bent met herinneren.

Duidelijk en snel

Stuur na het afronden van jouw werkzaamheden of het leveren van de producten direct de factuur. De praktijk leert vaak dat hoe langer je wacht, hoe later betaald wordt. Zorg voor een duidelijke overzichtelijke factuur en voeg, als dit in jouw boekhoudpakket kan, een betaallink voor betaling via iDeal toe. Werk je nog niet met een administratiepakket? Dan moet je dit zeker gaan doen. Je kunt hier ook de lay-out van je facturen en herinneringen aanpassen. Zet duidelijk de betaalcondities erop. Dit kan met een zin als “Wij verzoeken je vriendelijk deze factuur binnen 14 dagen te betalen onder vermelding van het factuurnummer op rekeningnummer”. Zet op de herinnering bijvoorbeeld meteen wat er gebeurt bij het uitblijven van een betaling. “Bij uitblijven van de betaling zal deze factuur overgedragen worden aan het incassobureau waar wij mee samenwerken”.

Maak van debiteurenbeheer en de administratie een kennis moment

Maar weinig mensen vinden het leuk om terugkerende taken op de computer uit te voeren, maar iedereen wil goede informatie. Zie debiteurenbeheer niet als terugkerende taak maar als kennis moment. Dit brengt plezier in het werk en kan je bedrijf helpen ontwikkelen. Bedenk vragen als “Uit welke debiteur komt deze maand de meeste omzet?”, “Hoeveel geld komt er de komende maand nog binnen uit openstaande facturen?”, “Hoe hoog was de omzet afgelopen maand?”. Je kunt hiermee een actueel beeld maken van je bedrijf en verbeterpunten bedenken. Hou bijvoorbeeld de omzet per debiteur naast je urenadministratie. Besteed je de meeste uren aan de best betalende debiteur? De realiteit is vaak anders, je besteed de meeste uren aan de slechtst betalende klanten. Debiteurenbeheer als kennis moment inzetten kan jouw bedrijf helpen groeien, je tijd doen besparen en je werk leuker maken.

Debiteurenbeheerder inschakelen

Grote bedrijven of ondernemers die de administratie gewoon niet in de vingers hebben, doen er goed aan een debiteurenbeheerder in te schakelen. Zo’n specialist doet het werk dan voor jou en kan jou antwoord geven op de in de eerdere alinea’s genoemde vragen. Hij kan je ook vanuit deze specialistische hoek bedrijfsadvies geven waar je veel aan kunt hebben.

 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.